Mejorar la productividad personal

La creatividad, la innovación son importantes y prácticamente imprescindibles para resolver los retos de la Sociedad y para la competitividad de los negocios, pero sin el pilar de un trabajo sistemático, riguroso y ordenado que lo sustente, se evapora a los cielos y se dispersa.

Los métodos de gestión de proyectos han experimentado grandes cambios y mejoras gracias a las herramientas tecnológicas, especialmente con la posibilidad de llevar la oficina literalmente en el bolsillo y conectada a las redes corporativas.

El mercado del software está en permanente evolución, la oferta y la especialización es amplia, tanto que a veces el problema es elegir una opción entre muchas que son también óptimas. No voy a entrar a analizar los grandes sistemas, pues el objetivo de este artículo es dar algunas pistas o criterios para elegir aplicaciones o plataformas muy básicas, sobre todo cuando se empieza un nuevo proyecto empresarial, en el que todo está por definir y la adaptación constante es una necesidad.

Si buscamos app (aplicaciones) para la gestión de tareas, encontraremos cientos y muchas de ellas, excelentes, ¿cual elegir?. Una de las más veteranas que funcionan en la Nube (Cloud) es rememberthemilk (RTM), esta simpática aplicación está muy bien estructurada, de apariencia simple, permite trabajar con Tareas y subtareas, se pueden agregar comentarios, enlaces y documentos adjuntos, conectando con Google Drive o Dropbox. Resulta muy útil la actualización en bloque de fechas de vencimiento o proyecto, ya que reduce el tiempo destinado a actualizar la información. Permite compartir y delegar tareas a miembros del equipo y hacer un seguimiento de su cumplimiento.

Otra de mis aplicaciones favoritas por su simplicidad y versatilidad es TODOIST, tiene las mismas funciones descritas anteriormente, pero además aporta un nivel de integración excelente con otras aplicaciones, especialmente con Gmail, directamente, usando el complemento para el navegador puedes convertir un correo electrónico en una tarea con enlace automático al correo de orígen. Lo mismo puede hacer con una web, con sólo un clic se puede crear una tarea vinculada a la página que nos interese guardar. Se pueden agregar comentarios o subtareas simplemente enviando un correo electrónico, delegar y compartir tareas con otros miembros del equipo y conectar con Calendar de Google para visualizar allí una copia de las tareas.

Tiempo atrás elegir una u otra aplicación era complicado porque eran sistemas cerrados, las funcionalidades que no venían de serie no las tendrías y otras, por ejemplo el calendario, debías renunciar al que estuvieras usando para utilizar el que venía con la nueva aplicación. Los fabricantes han entendido que el valor de sus aplicaciones se multiplica exponencialmente si se abre a la integración con las apps de otros fabricantes, de ese modo cada organización, cada persona puede «construirse» su propio sistema personalizado de gestión sin renuncias a cada cambio o mejora.

Por tanto, uno de los criterios más valiosos a la hora de escoger aplicaciones de gestión es su nivel de integración con otras aplicaciones o plataformas.

El impacto de esta filosofía colaborativa en las aplicaciones va más allá del software y pronto veremos que ocurrirá lo mismo con los servicios, los sistemas cerrados no tienen futuro.

Este artículo fue originalmente publicado en i-koaching.com por el mismo autor.